Сначала выгрузите все данные из старой PMS. Перенесите будущие брони и сверьте их. Каналы переключайте в один тихий день. Старую PMS держите открытой до конца сверки.
PMS меняют, когда поддержка отвечает неделями или отель перерос её функции. При переезде отель не закрывается: гости заезжают, площадки продают номера. Поэтому порядок шагов важнее скорости.
Ниже шаги переезда по порядку. Про уход с тетради читайте статью как перейти с тетради на программу, здесь речь о смене одной PMS на другую.
Когда переезд оправдан
Один сбой ещё не повод менять PMS. Важны повторы. Если поддержка молчит месяцами, а каналы раз за разом продают закрытые даты, переезд оправдан.
Перед решением выпишите претензии к старой PMS. По каждой запишите, что случилось, когда и во что это обошлось отелю. Этот список станет требованиями к новой PMS, и на демонстрации вы проверите по нему каждый пункт.
Договор с новым вендором проверьте до подписи. Пункты о доплатах мы разбирали в статье скрытые платежи в договоре PMS.
Что выгрузить из старой PMS
Выгрузку делайте до того, как предупредите старого вендора. Доступ могут закрыть в день расторжения, и тогда данные придётся просить через поддержку.
Что забрать:
- будущие брони с датами, номерами, суммами и предоплатами;
- список номеров и категорий с названиями;
- тарифы и правила отмены;
- базу гостей с контактами;
- отчёты за прошлые периоды для собственника и бухгалтера;
- открытые счета компаний и долги гостей.
Проверьте выгрузку в тот же день: откройте файл и сравните пару броней с тем, что видно на экране PMS.
Отельер на Хабре в феврале 2024 года описал смену ИП. История броней в новую лицензию не перешла, и брони пришлось переносить вручную. Поддержка уверяла, что экспорт в PMS есть, но, по словам автора, он не работал. Один случай. Но он показывает, зачем открывать файл в день выгрузки.
Архив старой PMS храните отдельно и подпишите дату выгрузки, он пригодится в споре о старой оплате.
Договор и данные гостей
Облачная PMS хранит данные гостей на серверах вендора. По нашему прочтению, так отель поручает вендору обработку персональных данных. Часть 3 статьи 6 закона о персональных данных требует для такого поручения согласия гостя, если закон не говорит иное, и договор. В нём перечисляют данные, действия с ними и цели. Там же записывают обязанности вендора: хранить конфиденциальность, защищать данные, выполнять часть 5 статьи 18 и сообщать отелю об утечках. Текст поручения покажите юристу.
Спросите вендора, где стоят серверы. Часть 5 статьи 18 того же закона при сборе данных запрещает записывать, хранить, уточнять и извлекать данные граждан России с помощью баз за рубежом. Исключения перечислены там же, со ссылкой на пункты 2, 3, 4 и 8 части 1 статьи 6. Попросите вендора письменно подтвердить, что базы в России.
Старому вендору после выгрузки напишите о прекращении договора. Попросите удалить данные гостей и сохраните его ответ.
Перенос броней и номеров
Сначала заведите номерной фонд. Названия номеров и категорий оставьте как в старой PMS. Так проще сверять, и администраторы не путаются в первые дни.
Затем перенесите тарифы и сверьте их с ценами на сайте и площадках, потому что расхождение гость увидит при бронировании.
Будущие брони переносите последними. Сначала ближние даты. У каждой брони проверьте четыре поля: номер, даты, сумму и предоплату. Часть PMS загружает брони из таблицы, это уточните у нового вендора. Результат загрузки всё равно сверяйте руками выборочно. В конце сравните в двух PMS общее число будущих броней и сумму предоплат.
- 01Выгрузкаброни, гости, тарифы, отчётыСтарая PMS
- 02Настройканомера, категории, тарифыНовая PMS
- 03Переносбудущие брони, ближние даты первымиАдминистратор
- 04Сверкачисло броней и сумма предоплатДва человека
- 05Переключениеканалы и сайт в один деньМенеджер каналов
Сколько часов уйдёт на перенос
Переезд удобно считать в часах смены. Нужны три числа: сколько будущих броней, сколько минут на одну бронь и сколько вечеров займёт сверка после переключения.
Пример: в старой PMS 240 будущих броней. Ручной перенос с проверкой четырёх полей занимает 3 минуты на бронь. Итого 720 минут, или 12 часов. Второй человек сверяет каждую пятую бронь: 48 броней по 2 минуты дают ещё 1,6 часа. После переключения 14 вечеров по 15 минут на сверку заездов добавляют 3,5 часа. Всего в примере около 17 часов: две смены по 8 часов и ещё час.
Часы на переезд при 240 будущих бронях
Если новая PMS загружает брони из таблицы, ручной перенос в примере уходит. Сверку тогда делайте чаще, каждую вторую бронь. Пример: 120 броней по 2 минуты дают 4 часа. Эти часы ставьте вне смены, иначе перенос пойдёт урывками между заездами.
Каналы в день переключения
Самый опасный момент: площадки продают номера, а PMS две. Бронь может прийти в старую PMS уже после переноса, и администратор её не увидит. Поэтому каналы переключают за один день.
Выберите день с малым числом заездов. Лучше будний. Утром выгрузите свежие брони из старой PMS и перенесите то, что появилось после прошлой сверки, а затем переключите каналы со старой PMS на новую.
Менеджер каналов связывает категории номеров отеля с категориями на каждой площадке. Ошибка в этой связке даёт овербукинг или пустые даты в продаже. Как устроена связка, мы описали в статье про менеджер каналов.
После подключения откройте каждую площадку как гость и проверьте наличие и цены на ближайшие выходные. Где площадка разрешает, сделайте тестовую бронь.
Касса, 1С и замки
PMS редко работает одна: к ней подключены касса, 1С и модуль бронирования на сайте, иногда замки и телефония. Каждую связку в новой PMS настраивают заново. Сама она не переедет.
До переезда составьте список связок и для каждой запишите, кто её обслуживает. Уточните у нового вендора, есть ли готовая интеграция, а где её нет, заранее решите, как отель работает до её запуска.
Кассу проверяйте первой, потому что ошибку в чеке первым видит гость. Чек должен выходить из оплаты в брони, как в старой PMS. Связку PMS с учётом и кассой мы описываем на странице учёт и касса.
Обучение смены
Администраторы годами работали в старой PMS и знают, где какая кнопка, поэтому в новой первые дни они будут медленнее.
До дня переключения обучите всех, кто принимает гостей. Покажите пять действий: создать бронь, перенести её, принять оплату, заселить и выселить. Проведите пробную смену на тестовых бронях.
Памятку на одну страницу сделайте со скриншотами ваших экранов и положите на стойку. Назначьте ответственного за вопросы коллег: он же пишет в поддержку нового вендора.
В день переключения не ставьте на смену одного администратора: рядом нужен управляющий или тот, кто настраивал PMS.
Первые две недели
Старую PMS сразу не отключайте. Дату окончания договора со старым вендором ставьте через две недели после переключения. Эти две недели старая PMS нужна в режиме чтения для сверки спорных броней.
Каждый вечер сверяйте заезды на завтра. Номер, фамилию, сумму. Расхождение выясняйте в тот же день, пока гость не приехал. Утром будет поздно.
- Данные выгружены и проверены до расторжения
- С новым вендором подписано поручение обработки
- Номера и категории названы как раньше
- Будущие брони перенесены и сверены
- Каналы переключены в один день
- Касса пробивает чек из брони
- Старая PMS открыта для сверки
Подбор PMS и переезд мы описали на странице PMS для отеля. Что важно малым отелям, смотрите на странице для мини-отелей, средним отелям на странице для средних отелей.
Вопросы
Сколько длится переезд?
Срок задают число будущих броней и число связок с кассой, 1С и сайтом. Пример из расчёта выше: на 240 броней нужно около 17 часов работы, из них 3,5 часа на вечерние сверки.
Нужно ли предупреждать гостей?
Нет, если номера, цены и правила отмены остаются прежними. Проверьте шаблоны писем в новой PMS. Гость заметит смену, если подтверждение придёт с другого адреса.
Что делать с прошлой историей броней?
Новой PMS нужны будущие брони и база гостей. Историю прошлых лет держите в архиве выгрузки: по ней бухгалтер ответит на вопросы о старых оплатах.
Можно ли переехать в высокий сезон?
Можно, если в сезоне есть день с малым числом заездов. В сезон меньше свободных номеров, куда переселить гостя при овербукинге, поэтому тихий месяц надёжнее. Начните с выгрузки и подсчёта часов, а переключение каналов ставьте на тихий будний день. Проверить вашу схему связок до переезда можно на аудите.
Источники
- Федеральный закон 152-ФЗ «О персональных данных», статья 6, часть 3: поручение обработки
- Федеральный закон 152-ФЗ «О персональных данных», статья 18, часть 5: базы данных в России
- Статья отельера на Хабре, февраль 2024
Аудит отеля
Посмотрим, что в отеле до сих пор делают руками. Скажем, что настроить первым и сколько это будет стоить.
