Как перейти с тетради и Excel на программу

Тетрадь и таблица работают, пока броней немного. Потом путаются даты. Гостя селят в неубранный номер. Двойная бронь всплывает на стойке. Администратор помнит всё в голове. Заболел или уволился, и порядок исчез.

Программа снижает эти риски. Но сам переход тоже риск: в день запуска легко потерять бронь. Ниже порядок, который снижает этот риск.

Эта статья о том, что делать после выбора программы. Выбор у каждого отеля свой.

Подготовьте данные заранее

Соберите всё в одном месте за несколько дней до запуска. Ваш список:

• номера: названия, вместимость, категории;
• тарифы и цены по сезонам;
• будущие брони: даты, гость, телефон, сумма, предоплата;
• особые условия: ранний заезд, питание, допместа;
• действующие правила: отмена, предоплата, залог.

Историю прошлых лет переносить не нужно. Работать она не помогает и добавляет ошибок. Храните старую тетрадь и таблицы как архив. Сложите их в одно место и подпишите даты. Через полгода они понадобятся разве что для споров о старой оплате.

Выберите, что вносить обязательно. Достаточно фамилии, телефона, дат, номера и суммы. Паспортные данные переносите только там, где они нужны для учёта гостей. Остальное администратор добавит при следующем визите.

Заведите номера и тарифы

Сначала в программу вносят номерной фонд. Названия номеров делайте такими же, как в тетради и на табличках. Тогда администратор не переучивается и не путает.

Затем тарифы. Сверьте цены с теми, что висят на сайте и на площадках. Если цены расходятся, гость заметит это при бронировании. Сделайте основной тариф. Добавьте варианты: с завтраком, без возврата, на длительное проживание. Лишние тарифы путают администратора.

Перенесите будущие брони

Переносите только брони с датой заезда в будущем. Идите от ближайших к дальним. Для каждой проверьте четыре вещи: номер, даты, сумма, предоплата. Отметьте галочкой в тетради каждую перенесённую бронь. Так вы сразу видите, что осталось.

Брони с площадок вносите так же, как прямые, пока не подключили каналы. Запишите источник брони в примечании. Позже по этой пометке легко проверить, что канал подтянул всё сам.

При большом числе броней разделите работу. Один человек диктует, другой вносит. Потом они меняются местами и сверяют по списку.

1. Данныеномера, тарифы, брони из тетрадиExcel или тетрадь
2. Вводномера и тарифы, затем брониПрограмма
3. Сверкачисло броней и сумма предоплатДва человека
4. Запускновые брони только в программуАдминистратор
5. Параллельтетрадь ведётся как страховкаПервая неделя

Выберите день запуска

День запуска лучше назначать на спокойный период, не на пик заездов. Предупредите администраторов заранее. Проведите с ними пробный день на тестовых бронях.

С этого дня новые брони идут только в программу. Часть броней в тетради, часть в программе: наличие считается неверно. Так при переходе и появляются двойные брони.

Первая неделя

В первую неделю не бросайте тетрадь. Ведите обе системы и сверяйте их каждый вечер. Заезды, выезды и остатки по оплате должны совпасть. Тогда перенос верный.

Администратор в эту неделю работает с двойной нагрузкой. Предупредите его об этом и не ставьте в смену одного. Лучше, чтобы рядом был собственник или управляющий.

Расхождения в первые дни нормальны. Записывайте их и исправляйте в тот же день. К концу недели расхождений быть не должно.

• Все будущие брони внесены и сверены
• Администраторы прошли пробный день
• Новые брони идут только в программу
• Каждый вечер идёт сверка с тетрадью
• Расхождения записаны и исправлены
• Резервная копия данных настроена

Порядок вечерней сверки простой. Возьмите список заездов на завтра в программе и в тетради. Сравните номера, фамилии и суммы. Любое отличие выясните сразу, пока администратор помнит, что делал.

Запишите, сколько расхождений было в каждый день. Цифра должна падать. Если она стоит на месте, значит, администраторы не освоили какое-то действие. Вернитесь к обучению.

Что настроить после запуска

Когда сверка сходится, подключайте остальное по одному пункту:

• каналы продаж, чтобы наличие обновлялось само;
• модуль бронирования на сайте;
• кассу и документы;
• отчёты для собственника.

Порядок здесь такой: сначала каналы, затем сайт, потом касса и отчёты. Каналы идут первыми: они закрывают проданные даты на площадках сами.

Не включайте всё сразу. Каждое подключение проверяйте неделю. Когда что-то ломается, причина понятна.

Как мы подбираем и запускаем программу, описано на странице PMS для отеля. Если вы только открываете отель, начните с страницы для нового отеля.

Обучение администраторов

Обучите всех, кто принимает гостей. Покажите пять действий: создать бронь, перенести бронь, принять оплату, заселить, выселить. Остальное они освоят в работе.

Дайте каждому короткую памятку на одной странице. Пусть там будут шаги и скриншоты ваших экранов. Повесьте её рядом с компьютером на стойке.

Назначьте одного ответственного. Он первым отвечает на вопросы коллег и пишет в поддержку вендора. Так вопросы не теряются.

Гости в переходный период

Гость не должен заметить смену системы. Номера, цены и правила остаются прежними. Меняется только то, как администратор видит брони.

Гость приходит с бронью, внесённой до запуска. Администратор ищет её в программе. Не нашёл за минуту, открывает тетрадь. Затем добавляет бронь и записывает, почему её не было. Так видно, где ошиблись при переносе.

Типичные ошибки

Первая ошибка: переносить всю историю. Это съедает недели и не нужно.

Вторая: отключить тетрадь в день запуска. Вы лишаетесь страховки.

Третья: обучить одного администратора. Он заболел, и остальные не умеют работать в программе.

Четвёртая: не сделать резервную копию. Уточните у вендора, как хранятся данные и как их выгрузить.

Вопросы