Срок для гостиницы: один рабочий день после прибытия иностранного гостя. PMS готовит и отправляет уведомление. Документы и срок проверяет администратор.
Иностранного гостя отеля ставят на миграционный учёт по месту пребывания. Так сказано в законе 109-ФЗ. Отель здесь принимающая сторона.
За просрочку и ошибки отвечает отель. С 21 июня 2026 года для классифицированных отелей есть отдельная статья КоАП. Штрафы в ней крупные. Их считают по каждому гостю.
Статья не заменяет консультацию юриста. Она показывает, как разделить работу между системой и человеком.
Что говорит закон
Для отеля важны несколько правил.
- Гость по прибытии предъявляет документ личности и миграционную карту. Исключения даёт международный договор.
- Уведомление о прибытии подаёт принимающая сторона. Это статьи 20 и 22 закона.
- Срок для гостиницы короче общего: один рабочий день, следующий за днём прибытия.
- Гость приехал в нерабочий день. Тогда срок идёт до конца ближайших суток, которые считаются рабочим днём.
- Забирать у гостя документы нельзя.
Общий срок для других принимающих сторон составляет семь рабочих дней. Для гостиниц и других средств размещения закон ставит один рабочий день.
Новые штрафы с 21 июня 2026
Президент подписал Федеральный закон от 10.06.2026 № 169-ФЗ. Он добавил в КоАП статью 18.9.1. Она про миграционный учёт в классифицированных средствах размещения. Закон действует с 21 июня 2026 года.
Под статью попадают организации и ИП, которые оказывают услуги такого средства размещения. Наказывают за просрочку уведомления о прибытии и уведомления об убытии.
| Просрочка | Штраф организации или ИП |
|---|---|
| не больше одного рабочего дня | от восьмидесяти до ста тысяч рублей |
| повтор такого нарушения | от ста шестидесяти до двухсот тысяч рублей |
| больше одного рабочего дня | от четырёхсот до пятисот тысяч рублей |
Суммы сверены с текстом статьи 18.9.1 КоАП. В примечании к ней сказано: штраф назначают за каждого иностранного гостя отдельно.
Пример: заехала группа из десяти иностранцев. Уведомления ушли на два рабочих дня позже срока. Нарушений десять, и каждое стоит не меньше четырёхсот тысяч рублей. Итого не меньше четырёх миллионов.
Статья 18.9.1 касается только средств размещения из реестра. Но без записи в реестре отель не вправе оказывать услуги. Подробности в статье Классификация и реестр средств размещения.
Как отель подаёт уведомление
Способов несколько. Можно подать уведомление лично, в электронной форме, через многофункциональный центр или почтой. У гостиниц есть отдельная норма. Уведомить можно средствами связи в порядке, который устанавливает Правительство.
Форму уведомления утверждает МВД России. Сверяйте форму и способ отправки с актуальными требованиями.
После подачи в электронной форме приходит отрывная часть. Её подписывает сотрудник органа учёта. Отель печатает её копию и отдаёт гостю.
Что делает PMS
PMS: система управления отелем. Она может снять с администратора часть рутины. Подробнее о выборе системы: PMS для мини-отелей.
Что она может взять на себя:
- хранить данные гостя в одной карточке брони;
- подставлять эти данные в форму уведомления;
- напоминать, что срок подачи подходит к концу;
- отправлять уведомление, если подключён канал передачи;
- хранить отметку о подаче и дату.
Какие функции есть в вашей PMS, зависит от продукта и тарифа. Спросите разработчика напрямую. Какой канал передачи он использует? Как система хранит подтверждение?
- Заселениегость показывает документыРесепшен
- Вводданные попадают в карточкуPMS
- Проверкаадминистратор сверяет фото и данныеРесепшен
- Отправкауведомление уходит в срокPMS
- Подтверждениеотметка о подаче лежит в брониPMS
Что остаётся ресепшену
Эти шаги система не сделает. Их делает человек.
- Проверить, что документ принадлежит гостю и не просрочен.
- Убедиться, что миграционная карта есть, если она нужна.
- Сверить написание имени с документом. Ошибка в одной букве возвращает уведомление.
- Вернуть документы гостю сразу. Изымать их запрещено.
- Передать гостю отрывную часть, когда она положена.
- Подать уведомление об убытии в срок. Новая норма штрафует и его просрочку.
Объясните администраторам, что срок считают со дня прибытия. Ночное заселение тоже прибытие.
Где процесс даёт сбой
Ниже типовые риски. Их легко пропустить в обычной смене.
- Ночной администратор не знает про срок и откладывает подачу на неделю.
- Данные вводят дважды: в журнал и в PMS. Появляются расхождения.
- Групповой заезд вносят пачкой, и часть гостей остаётся без уведомления.
- Гость продлил проживание, а учёт не обновили.
Против таких сбоев помогает один отчёт. В нём все иностранные гости, у которых подача не отмечена. Администратор смотрит его в начале и в конце смены.
Персональные данные гостей
Паспортные данные относятся к персональным. Это правило части 5 статьи 18 закона 152-ФЗ. Данные граждан России хранят в базах на территории России. Исключения перечислены в законе.
Что сделать отелю:
- уточните, где стоят серверы PMS и CRM;
- не копируйте паспорта в мессенджеры и общие таблицы;
- ограничьте доступ к сканам: их видят только те, кому нужно;
- не переносите паспортные данные в CRM, там они без пользы.
Заодно проверьте туристический налог. Его тоже удобно считать в PMS. Читайте про налог в PMS и кассе.
Раз в месяц сверяйте иностранные заезды в PMS с поданными уведомлениями. Расхождение покажет, где процесс дал сбой. Подробнее о составе данных для CRM: связка TravelLine и amoCRM.
Что с гостями из России
Закон 169-ФЗ ввёл и статью 19.15.3 КоАП. Она про регистрацию граждан России в классифицированных отелях. Опоздание до суток: предупреждение или штраф от 20 до 30 тысяч рублей. Повтор: от 40 до 60 тысяч. Опоздание дольше суток: от 250 до 750 тысяч рублей.
Суммы приводит КонсультантПлюс. Для Москвы и Санкт-Петербурга они выше. Проверьте их в актуальной редакции КоАП.
С чего начать
Выпишите шаги заселения иностранного гостя от документа до отметки. Назначьте ответственного за срок. Подключите в PMS отчёт по неподанным уведомлениям.
Затем проверьте, как система сообщает о просрочке. Нет сообщений: настройте напоминание за несколько часов до конца срока.
- Администратор знает срок: один рабочий день
- Документы гостя не изымают
- Данные вводят один раз, в PMS
- Есть отчёт по неподанным уведомлениям
- Уведомление об убытии тоже подают в срок
- Подтверждение подачи хранится в брони
- Серверы с данными гостей стоят в России
Данные учёта гостей связаны с бронями и оплатами. Смотрите интеграцию 1С для отеля и страницу для мини-отелей.
Вопросы
Нужно ли уведомлять о гостях из России?
Миграционный учёт касается иностранных граждан. Для граждан России отель передаёт сведения о регистрации по месту пребывания. Срок и штрафы за просрочку описаны выше. Проверьте их в актуальной редакции.
Кто отвечает за ошибку в уведомлении?
Отель как принимающая сторона. Закрепите ввод данных и контроль срока за человеком в каждой смене.
Может ли PMS полностью заменить администратора?
Нет. PMS готовит и отправляет данные. Проверку документов и ответственность за срок оставляют человеку.
Что делать, если гость отказался показать документ?
Решает руководитель по правилам отеля и закону. Заранее опишите порядок действий и расскажите его всем сменам. Спорные случаи уточняйте у юриста.
Какой срок при заселении в субботу?
Закон отсчитывает срок до конца ближайших суток, которые считаются рабочим днём. Сверьте формулировку в статье 20 в актуальной редакции. Система берёт на себя ввод, напоминание и отправку. Человек отвечает за документы и срок. Если хотите проверить это на своём отеле, запишитесь на аудит.
Источники
- Федеральный закон от 10.06.2026 № 169-ФЗ о внесении изменений в КоАП: официальная публикация
- Президент России: подписан закон об ответственности за нарушение правил миграционного учёта
- КонсультантПлюс: наказания в гостиничном бизнесе меняются с 21 июня 2026 года
- КоАП РФ, статья 18.9.1: миграционный учёт в классифицированных средствах размещения
- КоАП РФ, статья 19.15.3: регистрация граждан России в классифицированных средствах размещения
- Федеральный закон 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан», статья 20
- Федеральный закон 109-ФЗ, статья 22: порядок постановки на учёт по месту пребывания
- Федеральный закон 152-ФЗ «О персональных данных», статья 18
- ФНС России: туристический налог
Разберём ваш отель
Посмотрим PMS, CRM, телефонию и каналы продаж. Скажем, какую интеграцию делать первой.