Связка TravelLine и amoCRM: что передавать и зачем

TravelLine хранит брони, номера, тарифы и оплаты. amoCRM хранит заявки, переписку, звонки и задачи менеджеров. У отеля два набора данных об одном госте. Пока они не связаны, их сводят руками.

У TravelLine есть готовая интеграция с amoCRM. Ниже разбираем, что она делает и где нужна дополнительная работа.

Кто за что отвечает

PMS: система управления отелем. Номерной фонд, брони, заселения, оплаты. TravelLine знает, какой номер свободен и сколько стоит ночь.

CRM: система работы с клиентами. Она знает, кто звонил и что ему ответили. amoCRM строит это вокруг сделки: карточки обращения с этапами.

Граница простая. Номер и деньги за проживание остаются в системе отеля. Общение живёт в CRM.

Что передаёт готовая связка

По описанию TravelLine, бронирование становится сделкой. Профиль гостя из брони WebPMS становится контактом, связанным со сделкой. Данные приходят из Booking Engine, WebPMS и Channel Manager.

Переносить бронь руками не нужно. Информация об услугах попадает в отдельное текстовое поле сделки.

Подключение идёт через заявку на sales@travelline.ru. Так написано в базе знаний TravelLine.

Что связка не делает

Синхронизация односторонняя. Данные идут только из TravelLine в amoCRM. Изменения из amoCRM в TravelLine не попадают.

Когда менеджер поправит переданные данные в сделке, TravelLine может их перезаписать. Стадию сделки можно сменить вручную. Она сохранится, пока не изменится статус брони.

Данные обрабатываются в очереди. Точного срока появления сделки нет. Не обещайте менеджерам мгновенный результат.

Услуги по брони попадают в одно текстовое поле сделки. Отдельных полей под каждую услугу нет. Если отчёту нужна выручка по допуслугам, считайте её в системе отеля.

Данные, удалённые в TravelLine, остаются в amoCRM. Чистить сделки придётся отдельно.

1. Броньгость бронирует на сайте или площадкеTravelLine
2. Сделкабронь становится сделкойamoCRM
3. Статусменяется статус брониTravelLine
4. Стадиясделка получает связанную стадиюamoCRM

Первый запуск

Объём первого импорта зависит от вашей схемы. С WebPMS в amoCRM попадают профили и брони за год до подключения. Речь о созданных или изменённых за этот год.

Если брони ведут во внешней системе управления отелем, старые брони не переносятся. В amoCRM идут только новые и изменённые. Без такой системы переносятся брони из Booking Engine и Channel Manager. Период тот же: год до подключения.

Первый импорт можно запустить повторно. Дубли сделок и контактов не появятся, пока сохранилась связь с данными TravelLine.

Брони гостя перестанут передаваться, если вручную удалить его контакт в amoCRM. Восстанавливает передачу поддержка TravelLine.

Что добавить сверху

У TravelLine есть готовая связка и с Битрикс24. Её устройство описано в отдельной инструкции вендора.

Готовая связка закрывает брони и гостей. Остальное строится отдельно.

• звонки: входящий попадает в карточку гостя;
• мессенджеры: переписка сохраняется в сделке;
• 1С: выручка по счетам, если она нужна бухгалтерии;
• отчёт: источник и сумма по каждой броне.

Начните с пары TravelLine и amoCRM. Проверьте обмен на малом объёме. Звонки и мессенджеры подключайте следующим шагом. Звонки и переписку мы подключаем поверх готовой связки. Для среднего отеля есть страницы продажи и CRM и средние отели. Подробности на странице интеграция TravelLine и интеграция amoCRM.

Этапы сделки и поля

Каждому статусу брони в TravelLine соответствует стадия сделки в amoCRM. Статус брони меняется, и связка ставит сделке нужную стадию.

Выпишите, что менеджер спрашивает у гостя чаще всего. Проверьте, есть ли это в брони. Решите, где это лежит в сделке.

Стадий нужно немного: заявка, бронь, предоплата, заселён, выехал. Лишние стадии убирайте. Каждая стадия должна отвечать на вопрос менеджера: что делать дальше.

Источник брони нужен больше всего. Без него нельзя посчитать долю прямых броней и комиссию площадок. Об этом читайте в статье про PMS и CRM.

Один день гостя

Гость пишет в мессенджер и спрашивает про выходные. Сообщение попадает в amoCRM. Менеджер отвечает и проверяет наличие в TravelLine.

Гость соглашается. Менеджер создаёт бронь в системе отеля. Через время бронь появляется в amoCRM как сделка. Менеджер не переносит её руками и не вводит гостя второй раз.

За день до заезда у менеджера задача: написать гостю про заселение. После выезда задача другая: спросить отзыв. Каждый шаг виден руководителю.

Срыв брони тоже становится задачей. Гость отменил или не оплатил в срок. Менеджер предлагает другие даты.

Что не нужно передавать

Паспортные данные и сканы документов в CRM не нужны. Менеджеру они без пользы, а риск утечки растёт. Для регистрации гостей они нужны в системе отеля.

Не копируйте в CRM календарь номеров. Он устаревает быстрее, чем его обновляют. Менеджеру достаточно знать, свободна ли категория на нужные даты.

Данные граждан России хранят в базах на территории России. Это требует часть 5 статьи 18 закона 152-ФЗ. Проверьте, где размещены ваша CRM и сервер обмена.

Что проверять после запуска

Обмен ломается тихо. Бронь не пришла, но менеджеры считают, что она там. В первый месяц сверяйте цифры каждую неделю.

• Число броней в TravelLine равно числу сделок в amoCRM
• Отмены перевели сделку на нужную стадию
• Нет дублей карточек гостей
• Менеджеры не правят переданные поля в сделке
• Паспортные данные остаются в системе отеля
• Серверы лежат на территории России

Пример: отель получает 120 обращений в месяц. Менеджер тратил 6 минут на ручной перенос брони. Это 12 часов в месяц.

Цифры условные. Свои возьмите из журнала обращений и замера времени. Разобрать их на вашем отеле можно на аудите.

Вопросы

Источники

• TravelLine: как работает синхронизация TravelLine и amoCRM
• TravelLine: как связать Битрикс24 и платформу TravelLine
• Федеральный закон 152-ФЗ «О персональных данных», статья 18