Между PMS и 1С передают контрагентов, услуги, счета, оплаты и закрывающие документы. Справочники сопоставляют один раз. Бухгалтер проверяет итог. Цифры он не набирает.
Брони отель ведёт в PMS, а деньги учитывает в 1С. В конце месяца бухгалтер переносит данные руками. Он сверяет суммы, ищет, где администратор ошибся, и просит исправить.
Эта работа повторяется каждый месяц. Чем больше корпоративных гостей, тем дольше перенос. Работу можно сократить. Договоритесь, что и как передаёт PMS. Затем проверьте обмен на тестовой базе перед запуском.
Статья не заменяет консультацию бухгалтера. Она помогает собственнику поставить задачу разработчику. Договор на обмен заранее покажите бухгалтеру.
Где теряется время
Ручной перенос ломается в трёх местах.
- Реквизиты компании-плательщика вводят дважды, в PMS и в 1С, и они расходятся.
- Услуги в PMS и в 1С называются по-разному. Бухгалтер сопоставляет их на глаз.
- Оплату принимают в одном месте, а закрывающий документ выставляют в другом.
Без обмена
- Бухгалтер вводит счёт по распечатке
- Реквизиты набирают два раза
- Оплату ищут по выписке вручную
- Сверку делают раз в месяц
С обменом
- Счёт появляется в 1С из PMS
- Контрагент создаётся один раз
- Оплата привязана к счёту
- Расхождения видны в тот же день
Что передавать из PMS в 1С
Начните с короткого списка. Каждая строка превращается в поле обмена.
- Контрагенты: название, ИНН, КПП, адрес, договор.
- Услуги: проживание, завтрак, парковка, допуслуги.
- Счета и акты на юрлиц: номер, дата, сумма, состав.
- Оплаты: безналичные, по карте, наличные.
- Возвраты и отмены: сумма, причина, дата.
Дата услуги и дата оплаты не совпадают. Передавайте обе. Иначе бухгалтер не отличит предоплату от выручки.
Отдельно решите, как передавать брони с площадок. У такой брони две суммы: цена для гостя и комиссия площадки. Спросите бухгалтера, как он хочет видеть комиссию в 1С. От ответа зависит, какие поля нужны в обмене.
Группы и корпоративные заезды тоже требуют правила. Решите заранее: один счёт на группу или строка по каждому гостю. Иначе обмен придётся переделывать.
- Броньгость или организация, даты, тарифPMS
- Счётсостав услуг и суммаPMS
- Оплатаплатёж привязан к счётуPMS и касса
- Документакт или УПД на проживание1С
- Проверкабухгалтер сверяет итог1С
Первичный документ
Бухгалтерия опирается на закон о бухгалтерском учёте. По статье 9 каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным документом. Его составляют при совершении факта или сразу после.
Для отеля факт хозяйственной жизни: гость прожил ночь и получил услугу. Документ нужен с датой, названием услуги, суммой и подписью ответственного лица. PMS собирает эти данные, а 1С хранит документ в учёте.
Какой именно документ выставлять, решает бухгалтер по вашему режиму налогообложения. Мы это не определяем.
Справочники: кто главный
Типичная проблема: два справочника контрагентов, и оба ведут параллельно. Выберите один главный.
- Если юрлица заводит бухгалтер, главным будет 1С. PMS подтягивает контрагентов оттуда.
- Если гостей-организаций заводит отдел продаж, главным будет PMS. 1С получает записи по ИНН.
Сопоставление идёт по ИНН и КПП. Название организации для этого не годится: его пишут по-разному.
То же с услугами. Заведите в 1С номенклатуру, а в PMS привяжите к ней каждую услугу. Ставку НДС и вид услуги берут из номенклатуры. Администратор их не выбирает.
Касса и оплаты
Оплата проходит через кассу, если отель принимает деньги от физлиц. Чек и обмен с 1С не заменяют друг друга. Подробнее: Онлайн-касса в гостинице.
Для обмена важно, чтобы оплата в PMS знала, как гость заплатил. Наличные, карту и оплату по счёту бухгалтер учитывает по-разному. Если PMS не различает способ, бухгалтер разбирается по выписке.
Как это выглядит у разработчика
1С:Отель работает на платформе 1С. Вендор пишет на сайте, что выручка уходит в бухгалтерию автоматически. Для других PMS обмен делают готовым модулем или выгрузкой. Что у вашей программы, выясняйте напрямую.
Спросите у разработчика пять вещей:
- какие документы обмен создаёт в 1С: счёт, акт, оплату;
- как обмен находит контрагента и что делает, если его нет;
- что происходит с исправленным счётом: документ обновится или задвоится;
- как обмен показывает ошибки и кто их видит;
- есть ли тестовая база, где можно проверить обмен.
Подробнее про нашу работу с 1С: интеграция с 1С:Отель.
Исправления и дубли
Опасный сбой обмена: документ задвоился. Он возникает, когда администратор исправил счёт в PMS после передачи.
Договоритесь о правиле заранее. Передали счёт в 1С, значит, правит его дальше бухгалтер. Или исправление в PMS обновляет уже переданный документ. Второй вариант требует настройки, поэтому спросите о нём разработчика.
Так же с отменами. Гость отменил бронь после счёта. PMS передаёт отмену, а 1С принимает её. Проверьте этот сценарий на тестовой базе.
Заведите журнал ошибок обмена. В нём видно, что не прошло и почему. Первые две недели пусть бухгалтер открывает его каждый день. Потом достаточно раза в неделю.
Пример внедрения
Пример: среднему отелю нужно, чтобы корпоративные счета попадали в 1С сами. Мы составляем список полей и сверяем его с бухгалтером. Затем настраиваем сопоставление услуг и тестируем обмен на копии базы.
После теста бухгалтер проверяет десяток счетов. Если цифры сошлись, обмен включают в рабочую базу. Первый месяц бухгалтер смотрит отчёт расхождений каждую неделю.
Так ошибку находят до сдачи отчётности.
Что проверять каждый месяц
- Все счета месяца есть в 1С
- Суммы PMS и 1С совпадают по каждому юрлицу
- Нет оплат без привязки к счёту
- Возвраты отражены в обеих системах
- Новые контрагенты заведены без дублей
- Отчёт собственнику берёт данные из одного источника
Отчёт собственника берите из PMS и 1С вместе. Примеры отчётов: Отчёт собственника. Как мы собираем учёт и отчёты, описано на странице учёт и отчёты. О среднем отеле читайте на странице для средних отелей.
Вопросы
Можно ли обойтись выгрузкой в Excel?
Можно, но бухгалтер всё равно переносит строки в 1С. Выгрузка экономит время на сверке. Ввод остаётся ручным.
Что делать, если 1С дорабатывали под отель?
Расскажите об этом разработчику обмена на старте. От доработок зависит способ передачи данных. Мы смотрим их на аудите.
Нужно ли передавать данные гостей-физлиц?
Обычно нет. Для учёта хватает суммы и способа оплаты. Персональные данные гостей лучше хранить только в PMS. Так меньше копий паспортных данных в разных системах.
Кто отвечает за ошибку обмена?
Обмен имеет владельца. Назначьте человека, который получает отчёт об ошибках и передаёт их разработчику.
Сколько времени занимает запуск?
Срок зависит от готовности справочников и от PMS. Точный срок называют после просмотра обеих баз. Меньше ручного ввода значит меньше ошибок и спокойный конец месяца. Если хотите проверить это на своём отеле, запишитесь на аудит.
Источники
- Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статья 9: первичные учётные документы
- 1С:Отель: описание системы на сайте вендора
Разберём ваш отель
Посмотрим PMS, CRM, телефонию и каналы продаж. Скажем, какую интеграцию делать первой.