Какие цифры собственник отеля должен видеть каждое утро

Собственнику не обязательно работать в PMS каждый день. Ему нужна сводка, которая приходит сама и читается за минуту. Если цифры идут в разных файлах, их сводят вручную. На это уходит время, и в расчёт попадают ошибки.

Мы советуем начать с пяти показателей. Они отвечают на простые вопросы. Сколько номеров продано. По какой цене. Сколько денег принёс каждый номер. Откуда пришли гости. Сколько отель отдал площадкам.

Цифры в статье примерные, мы взяли один условный отель. Подставляйте свои значения из PMS.

Загрузка

Загрузка показывает, какую долю номеров отель продал. Считают так: проданные номеро-ночи делят на все доступные номеро-ночи за период. Номеро-ночь это один номер на одну ночь.

Пример: в отеле 30 номеров. За 30 дней доступно 900 номеро-ночей. Продано 540. Загрузка 60%.

Номера, закрытые на ремонт, в доступные не входят. Договоритесь, как вы их считаете, и не меняйте правило.

Средняя цена номера

Это выручка от проживания, делённая на число проданных номеро-ночей. В отельном деле её называют ADR. Показатель говорит, по какой цене вы продаёте ночь.

Тот же отель, пример: выручка от номеров 2 700 000 ₽ за месяц. Продано 540 ночей. Средняя цена 5 000 ₽.

Цена без загрузки сбивает с толку. Высокая цена при пустых номерах не радует. Поэтому нужна следующая цифра.

Выручка на доступный номер

RevPAR соединяет первые два показателя. Это выручка от проживания, делённая на все доступные номеро-ночи. Тот же результат даёт умножение загрузки на среднюю цену.

Пример: делим 2 700 000 ₽ на 900 номеро-ночей. Выходит 3 000 ₽. Проверка: 60% от 5 000 ₽ тоже 3 000 ₽.

Эту цифру удобно сравнивать по месяцам. Она растёт, если растёт загрузка или цена. Если падает одна из них, а другая не вырастает, RevPAR падает.

Прямые брони и комиссия

Доля прямых броней: прямые брони, делённые на все брони за период. К прямым относят сайт, звонок, мессенджер и гостей, пришедших сами.

Допустим, из 270 броней за месяц прямых 108 (пример). Доля 40%. Остальные 162 брони пришли через площадки и принесли 1 620 000 ₽.

Каждая бронь через площадку стоит комиссии. ОТА это онлайн-агентство путешествий. Комиссию считают как выручку по броням площадки, умноженную на ставку из договора. Ставки у площадок разные, считайте по каждой отдельно.

Допустим, ставка 15% (пример). Комиссия 243 000 ₽ за месяц. Это 9% от выручки номеров отеля из примера.

Откуда берутся данные

Данные для всех пяти цифр есть в PMS. Брони, ночи, оплаты и источники лежат там. Остаётся собрать их в одну сводку.

1. Данныеброни, оплаты, источникиPMS
2. Расчётзагрузка, цена, RevPAR, долиОтчёт
3. Сводкапять цифр на один экранОтчёт
4. Доставкасообщение до начала рабочего дняTelegram или почта
5. Разборотклонения видны сразуСобственник

Источник брони должен быть заполнен у каждой брони. Без него долю прямых не посчитать. Администраторы выбирают источник при создании брони. Проверьте, ставит ли PMS источник для броней с площадок сама.

Если отель использует CRM, к цифрам добавляют обращения и пропущенные звонки. Подробнее: нужна ли отелю CRM.

Как читать сводку

Одна цифра сама по себе ничего не говорит. Смотрите три сравнения. Со вчерашним днём. С тем же днём прошлой недели. С тем же периодом прошлого года.

Следите за связкой цифр.

• Загрузка растёт, цена падает: возможно, вы раздаёте номера со скидкой.
• Номера пустуют, цена растёт: проверьте, не слишком ли вы подняли цену.
• Прямых броней меньше: ищите потери на сайте и в телефоне.
• Комиссия растёт быстрее выручки: проверьте долю площадок и ставки.

Не делайте выводов по одному дню. Один день может испортить случайный групповой заезд или отмена. Выходные и будни отличаются, а сезон тем более. База отдыха сравнивает сезон с тем же сезоном прошлого года.

Что делать с отклонением

Сводка нужна, чтобы действовать. Увидели просадку: назначьте человека и срок. Не копите вопросы до конца месяца.

Заранее решите границу для каждой цифры. Например, загрузка ниже ожидаемой на заданное число пунктов. Когда граница пройдена, управляющий разбирает причину в тот же день.

Границы вы задаёте сами по истории отеля. Мы их не называем. У городского отеля и базы отдыха они разные.

Утро собственника (пример): он открывает сообщение. Вчера загрузка 72%, неделю назад была 65%. Средняя цена упала с 5 200 до 4 900 ₽. Доля прямых броней 35%, неделю назад 42%.

Загрузка выросла, цена упала: похоже на скидки. Прямые брони просели. Пишет управляющему: проверить сайт и телефон за выходные. Без сводки та же картина собирается к концу месяца.

Что добавить потом

Пять цифр отвечают на главные вопросы, но не на все. Новые показатели добавляйте, когда команда привыкла читать сводку. Лишние цифры прячут важные.

Вот что можно добавить. Не больше трёх за раз.

• Отмены и незаезды.
• Средняя длина проживания.
• За сколько дней до заезда гость бронирует.
• Пропущенные звонки. См. почему отель теряет звонки.
• Повторные гости.

Как внедрить сводку

Начните с одной договорённости: откуда берётся каждая цифра и как её считают. Запишите формулы. Потом проверьте расчёт на прошлом месяце вручную.

Затем настройте выгрузку из PMS и отправку в мессенджер или на почту. Время выбирайте до начала рабочего дня. Цифры нужны до первых решений.

• Загрузка считается от доступных номеров
• Источник заполнен у каждой брони
• Ставки комиссии записаны по каждой площадке
• Сводка приходит в одно и то же время
• Формулы описаны и не меняются
• Сравнение с прошлым периодом есть в сводке

Данные PMS, CRM и 1С мы связываем через готовые интеграции. См. интеграцию 1С для отеля. Отчёты и учёт описаны на странице учёт и отчёты. Про задачи для средних отелей читайте на странице для средних отелей.

Вопросы