Онлайн-касса в гостинице: когда пробивать чек и как связать кассу с PMS

Гость платит за номер несколько раз. Он вносит предоплату, доплачивает на заезде, покупает завтрак. В каждой точке отель принимает деньги, а значит, работает с кассой.

Статья не заменяет консультацию бухгалтера. Она показывает, как разложить работу между кассой, PMS и администратором.

Кому нужна касса

По 54-ФЗ контрольно-кассовую технику применяют все организации и ИП при расчётах. Исключения перечислены в самом законе. Подходит ли вам одно из них, проверьте у бухгалтера.

Касса отправляет данные о каждой оплате оператору фискальных данных. Оператор передаёт их в налоговую. Поэтому кассу и называют онлайн.

При оказании услуг вместо чека можно оформить бланк строгой отчётности. Закон приравнивает его к кассовому чеку. Для этого нужна автоматизированная система для бланков строгой отчётности.

Что считается расчётом

Расчёт по закону: приём и выплата денег за товары, работы, услуги. Из этого вытекают три правила для отеля.

• Предоплата при брони уже расчёт.
• Доплата на заезде и оплата допуслуг тоже расчёт.
• Возврат денег гостю идёт через кассу, как выплата.

Расчётом названы и безналичные платежи. Оплата картой за проживание тоже проходит через кассу.

1. Броньгость вносит предоплатуКасса
2. Заездгость доплачивает остатокКасса
3. Проживаниедопуслуги попадают в счётPMS
4. Выездгость получает чек на всю суммуКасса
5. Возвратпри отмене деньги возвращаютКасса

Предоплата и полный расчёт

Предоплата не равна оплате за проживание. Гость внёс часть суммы, а услугу ещё не получил. Касса должна показать это в чеке, а PMS должна знать, сколько внесено.

Формат фискальных документов определяет, как отметить предоплату и полный расчёт. Это настройка кассы и PMS. Спросите разработчика, как система передаёт признак расчёта.

Гость мог заплатить площадке бронирования. Тогда порядок чеков отличается. Здесь расчёты идут через посредника. Уточните порядок у бухгалтера и в актуальных разъяснениях ФНС.

Оплата на сайте

Гость может оплатить бронь картой на сайте отеля. Закон требует передать ему чек в электронной форме. Адрес электронной почты или номер телефона он указывает до оплаты.

Бумажный чек в таком случае можно не печатать. Проверьте, что письмо с чеком приходит гостю сразу после оплаты.

Спросите разработчика модуля бронирования, кто отправляет чек. Это может быть платёжный сервис, касса или PMS. Если никто, чек потеряется между системами.

Связь кассы с PMS

PMS: система управления отелем. Она хранит бронь, счёт и оплату. Касса хранит фискальные документы. Связь нужна, чтобы данные не расходились.

Связка работает так. Администратор закрывает счёт в PMS. Система отправляет команду кассе, и касса печатает чек. Номер чека возвращается в карточку брони.

Не всякая PMS умеет работать с любой кассой. Спросите разработчика, какие модели касс он поддерживает. Подробнее о программах: PMS или CRM для отеля. Выбор системы описан на странице PMS для отеля.

Что проверить до покупки

Список вопросов разработчику PMS и поставщику кассы:

• какие модели касс подключает PMS без доработок;
• входит ли подключение кассы в стоимость тарифа;
• что происходит при обрыве интернета: чек потеряется или встанет в очередь;
• как оформляется возврат и как он попадает в отчёт;
• кто отправляет электронный чек гостю.

Отдельно спросите про поддержку. Узнайте, кому звонить, если касса встала во время заезда. Подробнее об оборудовании и поддержке: техника и сеть.

Теперь о регламенте. Он помещается на одну страницу. Администратор читает его перед первой сменой. Собственник проверяет, что правила работают.

1. Любая сумма от гостя сначала проходит через кассу, потом попадает в PMS.
2. Электронный адрес или телефон гостя спрашивают при брони.
3. Возврат оформляет только старший администратор.
4. В конце смены итог кассы сверяют с отчётом PMS.
5. О сбое кассы сообщают в поддержку сразу.

Первое правило закрывает главный риск: платёж без чека.

Закрытие смены и сверка

Каждый день администратор закрывает смену на кассе. Затем он сверяет итог с отчётом PMS по оплатам.

Сверка простая. Сумма по кассе равна сумме платежей в PMS. Расходятся цифры: ищите возвраты, оплаты без чека и допуслуги, внесённые вручную.

Со связкой сверка короче: чеки уже привязаны к счетам. Без связки администратор сверяет два списка вручную. Сверку тогда легко отложить на утро. Собственник не видит деньги за день до обеда. Посмотрите страницу для мини-отелей.

Типичные ошибки на ресепшене

Ниже ошибки, которые легко допустить в обычной смене.

• Предоплату приняли, а чек не пробили: «потом, при заезде».
• Допуслугу добавили в счёт PMS, но не провели через кассу.
• Гостю вернули деньги наличными без чека возврата.
• Администратор ввёл другую сумму в кассе, чем в PMS.
• Электронный чек ушёл на старый адрес почты.

Пример: гость внёс предоплату по телефону и переводом на карту. Администратор отметил оплату в PMS, но чек не оформил. На заезде гость доплатил остаток, и чек выбили только на эту часть. Часть расчёта осталась без чека.

От таких случаев помогает простое правило. Оплата в PMS появляется только после чека. Если PMS умеет отметить оплату без чека, закройте эту возможность в настройках.

Ответственность

За неприменение кассы закон о правонарушениях предусматривает штрафы. Размеры зависят от суммы расчёта и от того, кого штрафуют. Суммы мы не называем. Ищите их в статье 14.5 КоАП в актуальной редакции.

Проще не доводить до проверки. Следите, чтобы каждая оплата проходила через кассу, а чек приходил гостю.

Вопросы

Источники

• Федеральный закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», статья 1.1: основные понятия
• Федеральный закон 54-ФЗ, статья 1.2: сфера и правила применения контрольно-кассовой техники
• КонсультантПлюс: примечание к статье 14.5 КоАП РФ