Загрузка равна проданным номеро-ночам, делённым на доступные. Средняя цена равна выручке от проживания, делённой на проданные ночи. Доход на номер равен выручке, делённой на доступные ночи. Правила подсчёта закрепите один раз и считайте в PMS.
Собственник спрашивает: как прошёл месяц. Управляющий открывает выгрузку и чистит таблицу вручную. Цифры готовы, но с прошлым месяцем они не сходятся.
Причина может быть в правилах подсчёта. В одном месяце номер на ремонте считали, в другом нет. Завтраки то входили в выручку, то нет. Ниже разбираем, как договориться о правилах и переложить расчёт на программу.
Три формулы
Номеро-ночь: один номер на одну ночь. Из неё складываются все три показателя.
- Загрузка: проданные номеро-ночи делим на доступные номеро-ночи.
- Средняя цена номера, ADR: выручку от проживания делим на проданные номеро-ночи.
- Доход на доступный номер, RevPAR: выручку от проживания делим на доступные номеро-ночи.
RevPAR можно получить и так: загрузку умножить на среднюю цену. Зачем они собственнику, читайте в статье про утренний отчёт собственника. Здесь речь о том, как их считать без ошибок.
Пример: отель на 50 номеров, месяц из 30 ночей. Доступно 1 500 номеро-ночей, продано 900. Загрузка 60%. Выручка от проживания 4 500 000 ₽. Средняя цена 5 000 ₽, доход на доступный номер 3 000 ₽.
Что считать доступным номером
От числа доступных ночей зависит загрузка. Если оно плавает, загрузка растёт и падает без причины.
Решите заранее четыре вопроса:
- Номер на ремонте: убираете из доступных или оставляете.
- Номер для своих, например для сотрудника: продан или нет.
- Бесплатное проживание по акции: идёт в проданные с нулевой ценой или отдельно.
- Номер, который продали на часы днём: считается ночью или нет.
Правило выбирает сам отель. Запишите его и не меняйте. Тогда месяц сравним с месяцем.
Пример: отель на 50 номеров, пять из них весь месяц на ремонте. Продано 900 ночей. Если ремонт не вычитать, загрузка 60%. Если вычесть, доступно 1 350 ночей, и загрузка 67%. Разница в семь пунктов появилась без единого нового гостя.
Что считать выручкой
В ADR и RevPAR идёт выручка от проживания. Завтраки, баня, трансфер и парковка считаются отдельно. Если их смешать, средняя цена растёт, хотя номера дороже не стали.
Туристический налог отель перечисляет в бюджет. Налоговая база по нему считается без суммы налога и без НДС. Так написано на сайте ФНС. Поэтому в отчёте цену номера берите без налога.
С НДС решите один раз: считаете с ним или без. Главное, одинаково во всех месяцах.
Комиссия площадок тоже требует правила. Выберите базу для ADR: цена для гостя или после комиссии. Вторую цифру полезно видеть рядом. Расчёт комиссии описан в статье Сколько отель отдаёт ОТА за бронь.
- Номера на ремонте учитываются одинаково каждый месяц
- Допуслуги не входят в выручку от проживания
- Туристический налог не входит в цену номера
- НДС учитывается одинаково во всех отчётах
- Отмены и незаезды показаны отдельной строкой
Отмены и незаезды
Отменённая бронь не даёт проданной ночи. Её убирают из расчёта. С переносом дат нужна аккуратность. Старые ночи уходят из продаж. Новые встают в другой месяц, и отчёт за него меняется. Штраф за отмену или незаезд тоже приносит деньги. Но в цену номера его лучше не смешивать.
Покажите такие суммы отдельной строкой. Так видно, сколько отель получил с несостоявшихся заездов. Средняя цена при этом остаётся честной.
Почему Excel подводит
Таблица собирается руками. Каждый месяц кто-то чистит выгрузку заново. Отельер на Хабре описал это по шагам. Сначала он удалял лишнюю строку в выгрузке, потом менял формат чисел. Суммы вида 19 900.00 не складывались. Потом фильтром убирал отменённые брони.
На каждом шаге легко ошибиться. Забыли фильтр, и отмены попали в загрузку. Сменился человек, и правила подсчёта сменились вместе с ним.
Таблица
- Выгрузку чистят каждый месяц
- Правила знает один сотрудник
- Отмены убирают фильтром руками
- Цифры собирают вручную
Отчёт в PMS
- Данные берутся из броней
- Правила заданы в настройках
- Отмены не попадают в продажи
- Цифры видны в отчёте
Как считать в PMS
Часть PMS считает эти показатели сами. Например, Bnovo на своём сайте заявляет такие отчёты в модуле управления доходами. Названия отчётов и настройки у вендоров разные.
Проверьте в своей системе три вещи. Как она учитывает номера на ремонте. Входят ли допуслуги в выручку. Можно ли разбить отчёт по категориям номеров и по каналам продаж.
Полезно смотреть и разрезы. Загрузка по категориям покажет, какие номера простаивают. Средняя цена по каналам покажет, где вы продаёте дешевле. Дни недели покажут провалы, которые видно только внутри месяца.
Нет готового отчёта: его настраивают отдельно. Данные уже лежат в бронях. Нужна выгрузка по правилам, которые вы записали. Об отчётах и связке с 1С читайте на странице учёт и отчёты. Смотрите также раздел для средних отелей.
Как читать три цифры вместе
По одной цифре легко сделать неверный вывод. Поэтому их смотрят вместе, за один и тот же период. Загрузка выросла, а средняя цена упала: вы продали больше, но дешевле. RevPAR покажет, стало ли лучше в целом.
Пример: прошлый месяц дал загрузку 60% и среднюю цену 5 000 ₽. RevPAR был 3 000 ₽. В этом загрузка 70%, средняя цена 4 200 ₽, RevPAR 2 940 ₽. Гостей больше, а доход на номер ниже.
Смотрите цифры раз в неделю. Сравнивайте их с теми же неделями прошлого года: так виден сезон. Сравнение с прошлым месяцем сезон не учитывает. Сезон у каждого отеля свой. Его видно по собственным цифрам за годы работы.
Вопросы
Какая загрузка считается хорошей?
Единой нормы нет. Она зависит от города, сезона и типа отеля. Сравнивайте отель с самим собой за тот же период прошлого года.
Считать ли номер, который отдали гостю бесплатно?
Решите один раз и запишите в правила отчёта. Можно считать его проданным с нулевой ценой. Можно вести отдельной строкой, тогда видно, сколько ночей ушло бесплатно.
Что важнее: загрузка или средняя цена?
Смотрите на доход на доступный номер. Он соединяет обе цифры. Высокая загрузка при низкой цене может дать меньше денег.
Можно ли считать эти цифры по каждой категории номеров?
Да, и это полезно. Нужна PMS с отчётом по категориям или отдельная выгрузка. Тогда видно, какие номера тянут доход вниз. Три цифры работают, если правила подсчёта записаны и не меняются. Чтобы получать их из PMS каждое утро, запишитесь на аудит.
Источники
- ФНС России: туристический налог, налоговая база
- Письмо ФНС России от 25.12.2024 № СД-4-3/14611@ о налоговой базе туристического налога
- Bnovo: возможности системы, отчёты по загрузке, ADR и RevPAR
- Статья отельера на Хабре, февраль 2024
Разберём ваш отель
Посмотрим PMS, CRM, телефонию и каналы продаж. Скажем, какую интеграцию делать первой.