Уведомление о прибытии гостиница подаёт в течение одного рабочего дня после дня прибытия. Об убытии сообщает не позднее двенадцати часов следующего рабочего дня. Классифицированному отелю за просрочку грозит штраф по каждому гостю.
Иностранного гостя отель ставит на учёт по месту пребывания. Отель здесь принимающая сторона. Порядок задаёт закон 109-ФЗ «О миграционном учёте».
Закон от 31.07.2025 № 270-ФЗ уточнил нормы для средств размещения. С 21 июня 2026 года в КоАП есть статья 18.9.1. Она про классифицированные средства размещения.
Ниже шаги, которые проходит каждый иностранный гость. Роль PMS описана в статье Миграционный учёт и регистрация гостей. Здесь только порядок и сроки.
Статья не заменяет консультацию юриста. Нормы меняются, сверяйте их в актуальной редакции.
Шаг 1. До заезда
Отметьте в брони, что гость иностранец. Тогда администратор готов к его приезду. Он знает, какие документы спросить.
Заранее попросите гостя взять с собой паспорт и миграционную карту. Карта нужна, если международный договор не освобождает гостя от неё. Это правило статьи 22 закона.
Групповой заезд требует отдельной подготовки. Попросите у организатора список гостей до приезда. Вы заранее увидите, сколько уведомлений нужно подать за один день.
Шаг 2. Заселение
Гость предъявляет документ, который удостоверяет личность. Добавляет миграционную карту, если она нужна. Администратор проверяет, что документ принадлежит гостю.
Документы гостя отель не забирает. Статья 22 прямо запрещает их изымать. Снимите нужные данные и сразу верните документ.
Данные вводите один раз, сразу в карточку брони. Сверьте написание имени и номер документа с оригиналом. Имя в базе пишите так же, как в документе. Ошибку проще поймать у стойки, пока гость рядом.
Время заселения запишите в карточку. От дня прибытия считают срок. Ночной заезд тоже прибытие.
Шаг 3. Уведомление о прибытии
Общий срок для принимающей стороны: семь рабочих дней. Для гостиницы и иного средства размещения срок короче. Уведомление подают в течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия. Норма записана в части 3.1 статьи 20.
Гость приехал в нерабочий день. Тогда уведомление подают в течение одних суток. Сутки берут рабочие, сразу после нерабочего дня.
Пример: гость заселился в субботу ночью. По тексту статьи уведомление нужно подать в понедельник, если он рабочий. В праздники сверяйтесь с производственным календарём.
Способов подачи несколько. Уведомление подают лично, в электронной форме, через МФЦ или почтой. Гостиница вправе уведомлять и через сеть связи. Порядок для этого устанавливает Правительство.
Шаг 4. Отрывная часть
После подачи гость получает отрывную часть уведомления. Это подтверждение, что отель выполнил свою часть. Отметку на ней ставит орган учёта, гостиница, МФЦ или почта.
Уведомление ушло в электронной форме. Тогда отрывная часть приходит в электронном виде с подписью сотрудника органа учёта. Отель печатает копию и отдаёт её гостю.
Храните подтверждение в брони. По статье 22 именно отрывная часть подтверждает постановку на учёт. Бумажные копии подшивайте по датам заезда, чтобы их можно было быстро найти.
Шаг 5. Продление и переезд
Гость продлил проживание. Проверьте, какой срок пребывания вы указали в уведомлении. Если срок изменился, обновите данные по правилам МВД.
Гость переехал в другой ваш объект. Это новое место пребывания, и учёт идёт по новому адресу. В PMS удобно заводить такой переезд новой бронью.
Шаг 6. Выезд
При убытии гостя гостиница уведомляет орган учёта. Срок: не позднее двенадцати часов рабочего дня, следующего за днём убытия. Так сказано в части 3 статьи 23. Безопаснее подать уведомление утром.
Классифицированному отелю за просрочку этого шага тоже грозит штраф. Новая статья КоАП называет оба уведомления: о прибытии и об убытии.
Гость уехал ночью или рано утром. Отметку о выезде ставит ночной администратор. Уведомление готовит утренняя смена. Тогда пересменка не сорвёт срок.
- Броньотметка «иностранный гость»PMS
- Заселениепаспорт и миграционная картаРесепшен
- Прибытиеуведомление в течение рабочего дняРесепшен и PMS
- Подтверждениеотрывная часть гостю, копия в брониPMS
- Выездуведомление об убытии на следующий рабочий деньРесепшен и PMS
Штрафы для классифицированных отелей
Статью 18.9.1 КоАП ввёл закон от 10.06.2026 № 169-ФЗ. Под неё попадают организации и ИП. Условие: они оказывают услуги средств размещения из реестра классифицированных.
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| просрочка не более одного рабочего дня | от восьмидесяти до ста тысяч рублей |
| повторное нарушение | от ста шестидесяти до двухсот тысяч рублей |
| просрочка более одного рабочего дня | от четырёхсот до пятисот тысяч рублей |
Суммы сверены с текстом статьи в КонсультантПлюс. Редакция КоАП от 04.08.2026. По примечанию к ней штраф считают по каждому иностранному гостю отдельно. Такие же суммы приводит статья Миграционный учёт и регистрация гостей. КоАП часто меняют, поэтому перед проверкой откройте актуальную редакцию.
Отели без классификации эта статья не касается. Но работать без записи в реестре нельзя. Подробности в статье Обязательная классификация и реестр.
Почему без человека не обойтись
Самозаселение по коду от замка не снимает задачу учёта. Иностранец предъявляет документ принимающей стороне. Как совместить замки и учёт, читайте в статье Электронные замки и самозаселение.
Срок короткий, поэтому назначьте ответственного за учёт в каждой смене. Пусть он утром и вечером смотрит список гостей без отметки о подаче.
- Иностранный гость отмечен в брони
- Документы проверены и сразу возвращены
- Уведомление о прибытии подано в течение рабочего дня
- Отрывная часть передана гостю
- Уведомление об убытии подано в срок по статье 23
- Подтверждения хранятся в брони
Такой контроль настраивают в PMS. Это отметки, напоминания и отчёт по неподанным уведомлениям. Подробности на странице PMS для отеля. Для загородных объектов с ночными заездами есть страница для баз отдыха.
Вопросы
Гость живёт у нас одну ночь. Уведомлять нужно?
Да. Закон освобождает от учёта часть краткосрочных приезжих. Но для гостиниц и иных средств размещения исключение не действует. Так сказано в части 6 статьи 20.
Кто подаёт уведомление: гость или отель?
При проживании в гостинице подаёт администрация. Она же фиксирует сведения о прибытии и убытии гостя. Об этом часть 9 статьи 22.
Штраф считают за группу целиком или за каждого гостя?
За каждого иностранного гостя отдельно. Это сказано в примечании к статье 18.9.1 КоАП.
Что делать, если гость потерял отрывную часть?
Порядок подтверждения при утрате устанавливает Правительство. На это указывает часть 7.1 статьи 22. Если уведомление подано электронно, копию можно распечатать снова. Учёт иностранного гостя укладывается в шесть шагов. Их легко выполнить, если они расписаны и проверяются каждую смену. Если хотите проверить процесс в своём отеле, запишитесь на аудит.
Источники
- Федеральный закон 109-ФЗ, статья 20: обязательность учёта по месту пребывания
- Федеральный закон 109-ФЗ, статья 22: порядок постановки на учёт по месту пребывания
- Федеральный закон 109-ФЗ, статья 23: снятие с учёта по месту пребывания
- КоАП РФ, статья 18.9.1: нарушение правил миграционного учёта в классифицированных средствах размещения
- Президент России: подписан закон об ответственности за нарушение правил миграционного учёта
- КонсультантПлюс: наказания в гостиничном бизнесе меняются с 21 июня 2026 года
Разберём ваш отель
Посмотрим PMS, CRM, телефонию и каналы продаж. Скажем, какую интеграцию делать первой.