Электронные замки и самозаселение: когда это окупается

Электронный замок открывается картой, кодом или телефоном. Потерянную карту отключают, и доступ по ней закрыт. Это удобно, но стоит денег.

Даже с замками администратор бывает нужен на месте. Посчитайте выгоду до покупки. Ниже разбираем, где замки работают, а где это лишняя трата.

Что входит в «умный номер»

Спросите себя, какую задачу решает каждая вещь. Отдельно покупают замки. Отдельно покупают терминал заселения, мобильный ключ и управление климатом.

Базовый набор состоит из трёх вещей:

• замок с картой или кодом на двери номера;
• программу, которая записывает ключ на гостя;
• связку программы с PMS.

Остальное добавляют позже. Не берите комплект целиком, если нужна только дверь.

Когда замки окупаются

Замки выгодны там, где ключи и заезды отнимают много времени и денег.

• Много номеров, и ключи теряются или не возвращаются.
• Поздние заезды, когда стойка закрыта.
• Загородный отель с отдельными домиками на большой территории.
• Новый отель, где проводка закладывается на ремонте.

В новом отеле замок ставят вместе с дверью. Позже сверлить и тянуть питание дороже. Поэтому для открытия с нуля вопрос решают на этапе проекта.

Загородному отелю замок экономит ходьбу. Это заметно, когда домики стоят далеко друг от друга. Администратор не носит ключ до домика в дождь.

Когда замки не окупаются

Малому отелю с одним администратором на смене замки дают мало. Гостя всё равно встречают, показывают номер и принимают документы. Замок сотрудника не заменяет.

Добавьте скрытые траты. Батареи садятся, карты размагничиваются, программа требует обновлений. Если рядом нет мастера, дверь без ключа остаётся закрытой.

Сомневаетесь? Начните с одного этажа или одного корпуса. Так вы поймёте нагрузку до покупки всего комплекта.

Перед покупкой задайте поставщику вопросы:

• сколько служит батарея в замке и как замок предупреждает о разряде;
• что делать, если карта перестала открывать дверь;
• кто приезжает на ремонт и за какой срок;
• какие платежи за программу повторяются каждый год;
• с какими PMS работает программа замков.

Ответы запишите и сравните у двух-трёх поставщиков. Просите ответ письменно, чтобы потом сослаться на него.

Как посчитать окупаемость

Считайте на горизонте нескольких лет. Замки служат долго, но батареи и программа требуют постоянных расходов. Спросите у поставщика, какие платежи повторяются каждый год.

Сложите, что тратите сейчас, и что сэкономите. Возьмите замки, монтаж, программу и обслуживание. Вычтите то, что платите за потерянные ключи и замену цилиндров. Добавьте стоимость ночного дежурного часа.

Пример: отель на 12 номеров. Потери на ключах за год небольшие, ночного дежурного нет. Замки в этом примере почти не дают экономии.

Цифры условные. Подставьте свои из бухгалтерии. Не видите год, когда замки вернут деньги? Тогда отложите покупку.

Связка с PMS

Выгода связки: гость получает доступ ровно на даты брони. Продлили проживание в PMS, и ключ продлился сам. Отменили бронь, и доступ не выдан.

Замок без PMS работает, но ключ приходится записывать руками. Администратор берёт карту, вводит даты и выдаёт её гостю.

1. Броньгость бронирует номерPMS
2. Заселениеадминистратор подтверждает гостяPMS
3. Ключкарта или код на даты брониЗамок
4. Выезддоступ закрываетсяPMS
5. Журналкто и когда открывал дверьЗамок

Проверьте, есть ли у вашей PMS готовая связка с производителем замков. Нет связки: ищите другой замок или другую PMS. Сначала выберите программу, потом оборудование. Подробнее: как выбрать PMS для мини-отеля.

Подключайте замки после того, как брони уже ведутся в PMS. Отель ещё в тетради? Начните с перехода в PMS.

Самозаселение и регистрация

Задайте себе вопрос до покупки. Кто встретит гостя, если замок откажет? Если ответа нет, самозаселение рано.

Самозаселение: гость получает код или ссылку заранее и входит без стойки. Выглядит просто, но закон про учёт гостей остаётся.

Порядок учёта задаёт закон 109-ФЗ. По статье 22 иностранец предъявляет отелю документ, удостоверяющий личность. Миграционную карту он предъявляет тоже. Отель как принимающая сторона подаёт уведомление о прибытии. Срок указан в статье 20. Это один рабочий день, следующий за днём прибытия.

Изымать документы у гостя закон не допускает. Значит, отель должен получить данные гостя и подать уведомление вовремя.

Как передать документ без встречи с сотрудником, зависит от схемы и требований. Проверьте её у юриста до запуска самозаселения.

Что делать при сбое

Замок сломается рано или поздно. Дверь остаётся закрытой, а гость стоит в коридоре. Ночью это худший момент для поиска запасного ключа.

Планируйте это заранее.

• Держите механический ключ или аварийный код у дежурного.
• Назначьте человека, который знает, как сбросить замок.
• Храните запас батарей и карт.
• Договоритесь с поставщиком о сроке ремонта.

Запишите порядок действий для ночной смены. Администратор не должен звонить владельцу, чтобы узнать, где лежит ключ. Сеть тоже важна. Замки по Wi-Fi требуют надёжной сети: Wi-Fi в гостинице.

С чего начать

Выпишите, сколько раз за год вы меняли цилиндры и теряли ключи. Отметьте поздние заезды. Посчитайте окупаемость. Выберите PMS, потом замок.

Затраты на оборудование и сеть разбираем на странице техника и сеть. Для открытия с нуля читайте новый отель, для базы отдыха загородные отели.

Вопросы

Источники

• Федеральный закон 109-ФЗ, статья 20: сроки уведомления о прибытии иностранного гражданина
• Федеральный закон 109-ФЗ, статья 22: порядок постановки на учёт по месту пребывания