Начните с сети и Wi-Fi, потом выберите программу, подключите каналы и кассу. Сайт с бронированием запускайте последним, когда в программе уже есть номера и цены.
Когда всё делают на ходу, новый отель теряет деньги. Кассу ищут в день первого заезда. Каналы подключают, когда уже случились двойные брони.
Ниже последовательность для небольшого отеля: от кабеля до сайта. Подробности по отдельным шагам вынесены в статьи журнала.
Что нужно до первого гостя
Автоматизация нового отеля состоит из шести частей. Они зависят друг от друга, поэтому порядок важен.
- Сетькабели, роутер, Wi-Fi для гостей и для работыТехника
- Программаномера, цены, брони, гостиPMS
- Каналыплощадки и наличие по всемМенеджер каналов
- Кассачеки и оплатаОнлайн-касса
- Учёт гостейуведомления для иностранных гостейPMS
- Сайтформа бронирования с оплатойМодуль бронирования
Пока нет сети, программа не работает. Пока нет программы, каналы подключить некуда. Двигайтесь сверху вниз.
Сеть и Wi-Fi
Начните с плана здания. Отметьте, где стойка, где служебная комната, где будут точки доступа. Один роутер на весь отель редко покрывает дальние номера. Толстые стены гасят сигнал сильнее, чем ждут.
Сеть закладывают на этапе ремонта. Провести кабель в стену проще, чем потом тянуть его по плинтусу. Запланируйте розетки на стойке, в служебной комнате и по этажам.
Нужно две сети. Одна для гостей, вторая для рабочих устройств: компьютер администратора, касса, терминал. Гости не должны видеть рабочую сеть.
Гостям нужен пароль попроще, а рабочей сети нужен длинный. Не печатайте рабочий пароль на стойке.
Wi-Fi гостей проверяйте в каждом номере. Из-за слабого сигнала в дальнем номере гость может оставить плохой отзыв. Помощь с сетью и техникой: техника и сети.
Программа для отеля
Программа хранит номера, тарифы, брони и гостей. Выбирайте её до открытия, пока в системе нет ни одной брони. Перенос потом сложнее. Как выбирать, мы описали в статье как выбрать программу для мини-отеля.
Внесите номера, категории, тарифы и правила отмены. Проверьте шахматку на тестовых бронях. Обучите администраторов заранее, до первого заезда.
Привыкли к бумаге? Прочтите, как перейти с тетради и Excel на программу. Порядок обучения там тот же.
Каналы продаж
Пока у отеля нет постоянных гостей, брони дают площадки. Подключайте каналы через менеджер каналов, он же channel manager. Тогда наличие и цены обновляются на всех площадках сами.
Начните с двух-трёх площадок. Остальные добавите позже, когда увидите поток. Много каналов в первые недели означает много ручной проверки.
Перед открытием проверьте три вещи:
- номера на площадке названы так же, как в программе;
- цены и тарифы совпадают;
- тестовая бронь появилась в программе и закрыла номер на других площадках.
Эту проверку делают до публикации объявлений. Иначе первые гости попадут в рассинхрон.
Запишите, кто отвечает за каналы. Один человек обновляет акции, закрывает даты на ремонт и смотрит отзывы. Если ответственных двое, даты закрывают дважды или не закрывают совсем.
Касса и оплата
Расчёты с гостями подпадают под закон 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике. Нужны касса и способ принять оплату. Требования уточните в актуальной редакции закона и у бухгалтера.
Решите заранее, как принимаете предоплату. Опишите правила возврата в программе и на сайте. Гость должен видеть их до оплаты. Часть гостей платит картой, часть переводом, часть наличными на стойке. Каждый способ должен попасть в программу и в кассу.
Касса и программа должны обмениваться данными. Тогда администратор не вводит сумму дважды. Спросите вендора программы, с какими кассами она работает. Подробности по учёту: услуга по учёту и кассе.
Учёт гостей
О прибытии иностранного гостя отель подаёт уведомление. Порядок задаёт закон 109-ФЗ. Срок для гостиницы указан в статье 20. Это один рабочий день, следующий за днём прибытия. Гость приехал в нерабочий день? Тогда срок переходит на первый рабочий день.
Хорошая программа готовит данные для уведомления из карточки гостя. Администратору остаётся проверить и отправить. Обучите его до открытия.
Храните паспортные данные только там, где они нужны. Ограничьте доступ. У администратора свой вход. У уборки доступа нет.
Сайт с бронированием
Сайт нужен, чтобы получать прямые брони. Прямая бронь не отдаёт долю площадке. Для нового отеля это способ набрать базу гостей, которые вернутся.
Делайте сайт после программы. Тогда модуль бронирования сразу показывает настоящие номера и цены. Сайт без модуля даёт только телефон и фото. Гость не видит свободные даты и цену.
На сайте нужны фото номеров, цены, правила отмены, адрес и кнопка бронирования. Проверьте, как сайт выглядит с телефона.
Что делать с продажами и заявками, описано на странице услуги по продажам.
- Кабели и розетки запланированы до отделки
- Есть отдельная сеть для гостей и для работы
- Программа настроена, номера и цены внесены
- Администраторы прошли обучение
- Каналы подключены и проверены тестовой бронью
- Касса выдаёт чеки и связана с программой
- Понятен порядок уведомления иностранных гостей
- Сайт показывает реальные номера и принимает брони
Порядок и сроки
Многое делают параллельно. Пока идёт ремонт, собственник выбирает программу и кассу. Пока настраивают программу, администраторы проходят обучение. Если делать шаги строго по одному, к открытию не успеть.
Составьте календарь за два-три месяца до открытия. Сеть идёт вместе с ремонтом. Программу выбирайте параллельно. Каналы подключайте за месяц до открытия. Сайт запускайте, когда в программе уже есть всё.
Оставьте запас на тестовую неделю. Запишите замечания и исправьте их до открытия. Хуже всего найти недочёт в день первого заезда. Проведите три тестовых заезда с друзьями. Пройдите путь от брони до выезда и чека. Любая заминка видна сразу.
Подробнее об отеле на этапе открытия: для нового отеля.
Вопросы
Что делать первым, если ремонт ещё идёт?
Продумать сеть и розетки. Это единственная часть, которую нельзя дёшево переделать после отделки.
Нужен ли менеджер каналов сразу?
Если вы выходите на две-три площадки, он нужен сразу. При ручном обновлении наличия легко продать один номер дважды.
Можно ли запустить сайт позже?
Да. Первые брони придут с площадок. Раньше появится модуль, раньше пойдут прямые брони.
Кто должен всё это настраивать?
Часть работ делает вендор программы, часть монтажники сети, часть бухгалтер. Собственнику нужен один человек, который собирает всё воедино. Им может быть управляющий или подрядчик, который отвечает за стыки.
Сколько стоит автоматизация?
Цену называем после аудита. Она зависит от числа номеров, выбранной программы и состояния здания. Автоматизацию нового отеля проще заложить сразу, чем переделывать после открытия. Мы можем сверить ваш план с нашим. Запишитесь на аудит.
Источники
- Федеральный закон 109-ФЗ, статья 20: сроки уведомления о прибытии иностранного гражданина
- Федеральный закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»
Разберём ваш отель
Посмотрим PMS, CRM, телефонию и каналы продаж. Скажем, какую интеграцию делать первой.