Смотрите на то, чем администратор пользуется каждый день. Сначала шахматка и каналы продаж. Потом касса, поддержка и условия договора. Яркий интерфейс на демо ничего не гарантирует.
Менять программу каждый год никто не хочет. Смена системы ломает привычки администратора и стоит времени. Поэтому выбирать нужно спокойно и по списку.
Программу для управления отелем называют PMS. Это единая система, где живут номера, брони, гости и оплаты. Ниже о том, на что смотреть и что спросить у вендора. Вендор: компания, которая делает и продаёт программу.
Цены вендоров мы не приводим. Они меняются, и их лучше узнавать у самих вендоров.
Сначала опишите свои задачи
Возьмите лист бумаги. Запишите, как сейчас приходит бронь, кто её принимает и где она хранится. Запишите, что вас раздражает. Двойные брони, забытые заезды, ручные отчёты собственнику.
Эти пункты и станут вашим списком требований. Без него вы выберете то, что красиво показали на демо. С ним вы сравниваете системы по делу.
Брони ещё ведёте в тетради? Начните со статьи как перейти с тетради и Excel на программу.
Шахматка
Шахматка: таблица, где по горизонтали идут даты, а по вертикали номера. Бронь выглядит как цветная полоса. Администратор работает в ней весь день.
Проверьте на демо четыре действия:
- создать бронь за несколько секунд;
- перетащить бронь на другой номер или дату;
- продлить проживание и сразу увидеть, свободен ли номер;
- найти гостя по фамилии или телефону.
Неудобная шахматка перечёркивает остальные плюсы. Красивый отчёт не поможет, если бронь создаётся минуту.
Обратите внимание на цвета и подсказки. Хорошая шахматка показывает статус брони: ожидает оплаты, оплачена, заселён. Администратор видит картину без открытия каждой карточки. Дайте попробовать её администратору, который будет работать в ней каждый день.
Каналы продаж
Гости приходят с площадок бронирования. Каждую площадку нужно держать в актуальном состоянии: цены, наличие, закрытые даты. При ручной правке растёт риск овербукинга: один номер продан дважды.
Эту задачу решает менеджер каналов, он же channel manager. Он сам передаёт наличие и цены на все площадки.
Спросите вендора:
- Менеджер каналов встроен в программу или это отдельный продукт?
- С какими площадками есть связь без доработок?
- Как быстро после брони закрывается номер на других площадках?
- Что будет, если связь с площадкой оборвётся?
Модуль бронирования на сайте
Модуль бронирования: форма на сайте, где гость сам выбирает даты и платит. С прямой брони отель не платит комиссию площадке. Для мини-отеля эта разница заметна.
Узнайте, ставится ли модуль на ваш сайт или нужен сайт вендора. Узнайте, берёт ли вендор процент с каждой прямой брони. Такой процент легко пропустить при сравнении цен.
Касса и документы
Отель принимает деньги. Значит, нужны чеки или бланки строгой отчётности. Уточните, умеет ли программа печатать документы и работать с онлайн-кассой.
Требования закона о кассах менялись и меняются. Правила по гостиницам уточняйте в актуальной редакции закона и у бухгалтера. Ссылка на закон есть в источниках. Спросите вендора, как программа выдаёт чек и как попадает оплата в учёт.
Отдельно проверьте регистрацию иностранных гостей. Хорошая программа готовит данные для уведомления, и администратору не нужно перепечатывать паспорт.
Поддержка
Качество поддержки на демо не видно. Его узнают, когда что-то ломается в сезон.
Задайте вендору прямые вопросы:
- Как с вами связаться: телефон, чат, почта?
- В какие часы вы отвечаете и в какой срок?
- Поддержка входит в оплату или стоит отдельно?
- Кто настраивает систему при запуске и кто обучает администраторов?
Попросите контакты двух-трёх действующих клиентов с таким же размером отеля. Спросите, что будет при сбое. Есть ли резервная копия. Как быстро система вернётся к работе. Отель не может остановить заезды на полдня. Позвоните и спросите, как быстро им отвечают.
Договор и проценты
Читайте договор до оплаты. Смотрите четыре места.
- Что входит в тариф, а что стоит отдельно.
- Есть ли процент с броней и с каких именно.
- Может ли вендор менять условия без вашего согласия.
- Что с вашими данными при уходе: можно ли выгрузить гостей и брони.
Про последний пункт легко забыть. Если данные нельзя выгрузить, уйти к другой системе будет очень трудно.
- Администратор попробовал шахматку и доволен
- Есть связь с нужными площадками
- Модуль бронирования ставится на ваш сайт
- Понятно, как выдаётся чек и как идёт регистрация гостей
- Поддержка отвечает в понятный срок
- В договоре нет одностороннего изменения условий
- Данные можно выгрузить при уходе
Что спросить на демо
Попросите вендора показать рабочий экран вместо презентации. Пусть он проведёт ваш сценарий. Бронь с площадки, перенос на другой номер, оплата, выезд, отчёт за день.
Заранее подготовьте три живых случая из вашей практики. Например, гость продлил проживание, а соседний номер уже занят. Или гость отменил бронь с предоплатой. Смотрите, как программа справляется без подготовки вендора.
Запишите, что вам не понравилось, пока вы смотрите. После трёх демо детали забываются, и системы сливаются в одну.
Спросите про отчёты. Собственнику нужны загрузка, средняя цена номера и выручка. Узнайте, строит ли программа их сама или выгрузку придётся чистить руками.
Порядок выбора
Не сравнивайте десять систем. Возьмите две-три, которые подходят по задачам. Пройдите с каждой один и тот же сценарий.
- Списокчто нужно именно вамВы
- Отбордве-три программы по спискуВы
- Демоодин сценарий на каждойАдминистратор
- Договорпроценты, поддержка, выгрузкаСобственник
- Пробный периодреальные брони, а не тестовыеОтель
Мы помогаем подобрать программу под отель. Свою программу мы не продаём. Услуга описана на странице PMS для отеля. Для небольших отелей есть отдельная страница для мини-отелей.
Вопросы
Нужна ли PMS совсем маленькому отелю?
При малом числе номеров и без каналов можно начать с простой программы. Когда появляются две площадки, ручное обновление наличия повышает риск овербукинга.
Бесплатная программа подойдёт?
Проверьте, что в неё входит. Бесплатная версия может быть урезана по каналам или по поддержке. Сверьте её с пунктами из списка выше.
Можно ли сменить программу позже?
Можно, но это работа: перенос гостей, брони и настройка каналов. Поэтому договор должен позволять выгрузку данных. Лучше выбрать сразу так, чтобы смена не понадобилась года три. Заложите в выбор запас на рост числа номеров и новых каналов продаж.
Что делать, если я не уверен в выборе?
Запросите пробный период и проведите в нём реальную неделю. Тогда видно, как программа держит нагрузку заезда. Выбирайте программу вместе с администратором. Если хотите сверить свой список с вариантами на рынке, запишитесь на аудит.
Источники
Разберём ваш отель
Посмотрим PMS, CRM, телефонию и каналы продаж. Скажем, какую интеграцию делать первой.