Домики и допуслуги ведут в одной системе с общим календарём. Предоплату берут при брони, сезонные цены задают заранее. Интернет на территории проверяют до начала сезона.
База отдыха живёт сезоном. Летом и на праздники всё занято, в межсезонье пусто. Администратор один на всю территорию. Гости звонят, пишут и приезжают без предупреждения.
Брони домиков знакомы любому отелю. Сложнее допуслуги: баня на определённый час, беседка на день, прокат лодок. У каждой свой календарь и свои правила.
Чем база отдыха отличается от отеля
В отеле гость занимает номер на ночь. На базе он занимает домик, баню и беседку на разное время. Эти бронирования связаны друг с другом.
Территория большая. Администратор не стоит у стойки весь день. Он ходит по базе, встречает гостей, ведёт хозяйство. Звонки в это время пропадают.
Сезон резкий. В пик гостей много, а персонала мало. В межсезонье наоборот.
Тетрадь и мессенджеры
- Баню бронируют отдельно от домика
- Предоплату ищут в переписке
- Сезонные цены держат в голове
Единый календарь
- Услуга привязана к брони
- Предоплата видна в карточке
- Цены заданы по периодам
Единый календарь домиков и услуг
Начните со списка всего, что вы сдаёте. Домики по типам, баня, беседки, мангальные зоны, прокат. Для каждого объекта задайте свой календарь.
Баню и беседку бронируют по времени. Домик бронируют по ночам. Система должна уметь оба режима. Проверьте это до покупки.
Привязывайте услугу к брони домика. Тогда администратор видит всё в одной карточке: кто, когда, что заказал. Гость не путает, на какой час записана баня.
Оставьте в календаре технические паузы. Баню нужно прогреть и убрать. Беседку нужно подготовить. Если пауза не заложена, брони идут встык, и персонал не успевает.
Уборка и подготовка
На базе уборка идёт по разным объектам. Домик после выезда, баня после гостей, беседка после праздника. Горничная обходит всю территорию.
Система должна отдавать ей список. Какие домики освободились. К какому часу ждут следующий заезд. Что убрать первым. Бумажный список теряется, а сообщение в телефоне остаётся. Горничная отмечает домик готовым прямо на месте.
Помечайте статус объекта: занят, убирается, готов. Администратор видит, когда можно селить, и не бегает проверять. Гость не ждёт у запертой двери.
Баню и беседку готовят отдельно. Дрова, веники, посуда, уголь. Заведите короткий чек-лист для каждого объекта. Так мелочи не забываются.
Предоплата и отмены
Гость может отменить бронь в последний момент. Испортилась погода, появились дела. Домик остаётся пустым в самый спрос.
Предоплата защищает отель. Определите размер и срок. Пропишите, когда она возвращается, а когда остаётся у базы. Условия видны гостю до оплаты.
Пример: гость бронирует домик на выходные. При брони вносит первую ночь. Остаток платит на заезде. Отмена за неделю возвращает предоплату. Отмена за день её сохраняет.
- Заявкагость выбирает домик и услугиСайт или звонок
- Предоплатагость вносит часть суммыОплата
- Календарьдомик и баня закрываютсяPMS
- Напоминаниегость получает адрес и время заездаСообщение
- Заездостаток оплаты и документыАдминистратор
Перед заездом отправьте гостю напоминание. В нём адрес, схема проезда, время заезда и что взять с собой. Тогда гость реже звонит с вопросами.
Сезон и цены
Цены на базе меняются сильно. Лето, праздники, зимние каникулы, будни. Один тариф на весь год не работает.
Задайте периоды заранее. Для каждого периода укажите цену домика и услуг. В пик ставьте минимальный срок побольше. Тогда выходные не распадаются на одиночные ночи.
Подготовьте предложения для межсезонья. Сюда подходят пакеты: домик и баня, домик и завтрак, будни со скидкой.
Следите за ранними бронями. На праздники гости бронируют заранее. Откройте продажу этих дат пораньше, иначе гости уйдут к соседям.
Продажи на сайте и по звонку
Часть гостей бронирует по телефону, часть на сайте. Всё должно попадать в один календарь. Иначе случится двойная продажа домика или бани.
Для сайта подойдёт модуль бронирования. Подробности в статье Модуль бронирования на сайте отеля. Модуль должен показывать допуслуги и принимать за них предоплату.
Звонки записывайте. Администратор на территории не всегда может взять трубку. Пропущенный звонок должен превращаться в задачу на перезвон. Подготовьте ответы на частые вопросы. Как добраться, можно ли с животными, есть ли парковка. Положите эти ответы рядом с телефоном администратора.
Интернет и связь на территории
На базе отдыха интернет нужен и гостям, и персоналу. Администратору нужен доступ к календарю с телефона на любой точке территории. Платёжному терминалу нужна связь.
Проверьте покрытие мобильной связи в разных местах базы. У дальних домиков сигнала может не быть. Там Wi-Fi или усилитель будут нужнее, чем у ресепшена.
- Мобильная связь проверена у каждого домика
- Wi-Fi покрывает зону отдыха и ресепшен
- Платёжный терминал работает при слабом сигнале
- Есть запасной канал связи на случай сбоя
- Администратор видит календарь с телефона на улице
Про сеть в гостинице мы писали в статье Wi-Fi в гостинице. На базе отдыха добавляется сложность: расстояния, деревья, перепады питания. Поэтому оборудование подбирают под схему территории.
Что смотреть в отчётах
Отчёт на базе простой. Загрузка по домикам, загрузка по услугам, доля предоплат, число отмен. Смотрите по неделям и по сезонам.
Сравнивайте домики между собой. Если один стоит пустым чаще других, проверьте его цену, описание и фото. Если баня занята каждый день, пора добавлять вторую или поднимать цену.
Следите за допуслугами. Они приносят деньги сверх домика. Отчёт покажет, сколько гостей берёт баню и во сколько она обходится.
С чего начать
Не пытайтесь автоматизировать всё сразу. Начните с календаря и предоплаты. Они закрывают двойные брони и пустые домики после отмен.
Потом добавьте напоминания гостям и отчёт по загрузке. Затем сезонные пакеты. В конце займитесь сетью и сайтом.
Мы подбираем систему под базу отдыха и настраиваем календарь домиков и услуг. Подробности на странице для загородных отелей. Ещё есть разделы Программа отеля и Техника и сеть.
Вопросы
Подойдёт ли обычная программа для отеля?
Часто да, если она умеет бронировать услуги по времени. Проверьте это на тестовых данных до покупки.
Как не потерять предоплату при отмене?
Пропишите условия и покажите гостю до оплаты. Пример условий: возврат при отмене за неделю, удержание при отмене за день.
Что делать с дальними домиками без связи?
Поставьте точку Wi-Fi или усилитель сигнала. Схему подберут по плану территории.
Нужен ли сайт, если гости приходят по рекомендациям?
Сайт нужен, чтобы принимать брони и предоплату без звонков. Администратор занят на территории, а гость бронирует сам. На базе отдыха порядок начинается с общего календаря. Если хотите проверить это на своей базе, запишитесь на аудит.
Разберём ваш отель
Посмотрим PMS, CRM, телефонию и каналы продаж. Скажем, какую интеграцию делать первой.